Pomoc — podręcznik dIR

Spis treści

Konfiguracja polskiej firmy

Kreator konfiguracji prowadzi przez nazwę, NIP, adres, status VAT, rachunki bankowe i numerację. Postęp pochodzi z danych zapisanych na serwerze. NIP ma 10 cyfr i sumę kontrolną; polski IBAN ma 28 znaków.

Domyślne stawki VAT to 23%, 8%, 5% i 0%. Podstawę zwolnienia oraz właściwe traktowanie transakcji ustal z księgowym. Status VAT nabywcy sam w sobie nie zwalnia sprzedaży z VAT.

KSeF i ewidencja na kasie rejestrującej to osobne obowiązki. Przygotowana integracja KSeF wymaga weryfikacji pierwszej wysyłki, numeru KSeF i UPO. Integracja polskiej kasy fiskalnej nie jest jeszcze dostępna. Nie traktuj tego wydania jako potwierdzenia zgodności prawnej.

Odświeżony rdzeń dodaje okres usługi, cykliczne szkice, kopiowanie dokumentu bez numeru i danych płatności, wiele rachunków bankowych, własny SMTP, logo, podpis i pieczęć. Zmiany domyślne nie zmieniają wystawionych faktur. Polski dokument wymaga faktury korygującej — słoweńska funkcja storna nie jest dostępna.

Polskie faktury używają PLN i tytułu przelewu z numerem faktury, nie modelu SI00. Zaimportowana historia zachowuje własną walutę, numery, stawki i dowody. Import nie jest nową wysyłką do urzędu.

Konfiguracja · Asystent AI · Oficjalny portal KSeF

Asystent AI — tylko odczyt

Ekran Asystent AI prowadzi przez trzy zgody: zatwierdzenie operatora, włączenie przez użytkownika oraz zgodę OAuth „Zezwól tylko na odczyt”. Dostęp jest ograniczony do wybranej firmy i roli użytkownika.

Siedem narzędzi odczytuje profil, stan systemu, listę do 50 faktur, szczegóły faktury, stan raportowania, ostatnie próby i połączenia bankowe. Nie przekazuje pozycji faktur, haseł, tokenów ani certyfikatów. ChatGPT nie wystawia, nie zmienia ani nie wysyła dokumentów.

Token dostępu jest ważny przez jedną godzinę, a token odświeżania przez 30 dni. Wyłączenie dostępu, zmiana hasła lub usunięcie użytkownika z firmy kończy połączenie. OpenAI przetwarza odczytane dane według warunków Twojego konta ChatGPT; udostępniaj dane klientów tylko z odpowiednią podstawą.

Bank obsługuje przegląd załączników i ręczne sprawdzenie dopasowań. Załącznik nie księguje automatycznie kosztu ani VAT. Wspólna skrzynka wymaga osobnych filtrów i IBAN-u każdej firmy; hasła pozostają na serwerze.

1. Czym jest dIR

dIR to Digitalizacja i Rozliczenia: fakturę układasz, wystawiasz i archiwizujesz w jednym kroku — bez programów pośrednich, bez ręcznego przepisywania numerów, bez czekania.

dIR jest usługą, nie programem do instalacji: działa na serwerze w Unii Europejskiej, a korzystasz z niej przez przeglądarkę. Oferuje ją Svetovanje Denis Žvegelj s.p. Obejmuje trzy rzeczy:

• Faktury — wystawianie faktur, faktur pro forma, ofert i korekt z gotowym do druku dokumentem (A4, dwujęzycznym).
• Kontrahenci — kartoteka firm i osób fizycznych, którym wystawiasz faktury, z historią dokumentów i prywatnymi notatkami CRM.
• Cennik — standardowe usługi i towary, które wstawiasz na fakturę jednym kliknięciem.

Bezpłatny limit i abonament

• Do 12 wystawionych faktur w miesiącu kalendarzowym jest bezpłatne (pakiet dIR FREE) — na zawsze, nie tylko w okresie próbnym.
• Liczą się faktury i faktury zaliczkowe. Szkice, oferty i faktury pro forma nie liczą się i nigdy nie są ograniczone; tak samo korekty oraz zaimportowana historia.
• dIR Me obejmuje 1 użytkownika i 1 firmę.
• Pakiety to dIR FREE (0 zł, 12 faktur/miesiąc), dIR Me (19,99 zł/mies., bez limitu faktur, 1 użytkownik), dIR Lite (29,99 zł/mies., 2 użytkowników), polecany dIR 365 (69,99 zł/mies., 5 użytkowników, magazyn i zakupy) oraz dIR Corp (149 zł/mies., 7 użytkowników i produkcja). Wyższy pakiet zawiera poprzednie moduły; przy płatności rocznej dwa miesiące są gratis. Wszystkie ceny są netto.
• Każdy pakiet dotyczy jednej firmy. Jednym loginem możesz prowadzić kilka firm — każda ma własny abonament, własne dane, własną numerację faktur i własne ustawienia. Dzięki temu żadna Twoja firma nie płaci za drugą. Nowa firma zaczyna od pakietu bezpłatnego.
• Płatnik może być jeden dla wszystkich firm. W Abonamencie pod Płatnik ustalasz, na kogo wystawiana jest faktura za abonament — na tę firmę, na inną Twoją firmę albo na osobę. Abonamenty pozostają osobne dla każdej firmy, ale płacić może je jeden podmiot.
• Zużycie i pakiet śledzisz na ekranie Abonament (§8).

Aplikacja nigdy nie wykonuje czynności podatkowej według harmonogramu — wystawienie i ewentualne raportowanie zawsze uruchamiasz Ty. Tylko kopie dla księgowości mogą być wysyłane automatycznie, jeśli wyraźnie to ustawisz.

Nagłówki i pola z oznaczeniem mają wbudowaną podpowiedź — najedź na nie myszą, przejdź do nich klawiszem Tab albo dotknij.

2. Logowanie, role i hasło

• Dostęp jest pod adresem dir365.pl/admin/ — adres nie jest powiązany ze stroną publiczną.
• Logujesz się adresem e-mail i hasłem swojego konta użytkownika — każdy użytkownik ma własne, wspólnego klucza nie ma.
• Jeśli nie masz konta, wybierz Utwórz nowe konto. Podaj nazwę swojej firmy lub działalności, adres e-mail i opcjonalnie imię albo pseudonim. dIR utworzy niezależną firmę z pakietem bezpłatnym; dopiero jednorazowy link e-mail ważny 30 minut aktywuje konto i pozwoli ustawić hasło. Konto nie zostanie połączone z żadną istniejącą firmą.
• Sesja zapisuje się w ciasteczku, więc na tym samym komputerze nie logujesz się za każdym razem. Na obcym albo wspólnym komputerze na koniec wyloguj się (prawy górny róg).
• Przy błędzie zobaczysz „Nieprawidłowy adres e-mail lub hasło”. Po kilku kolejnych nieudanych próbach logowanie z Twojego adresu zostaje czasowo zablokowane — to ochrona przed zgadywaniem haseł, poczekaj kilka minut.
• Hasło zmieniasz sam w Ustawieniach — podajesz stare i nowe (co najmniej 10 znaków).
• Jeśli nie pamiętasz hasła, na formularzu logowania wybierz Zresetuj je. Na adres e-mail konta dostaniesz jednorazowy link ważny 30 minut.
• Role. Administrator, sprzedaż, zakupy i księgowość mają rozdzielone uprawnienia; księgowość dokumenty, bank i eksporty tylko odczytuje.
• W nagłówku widzisz, kto jest zalogowany, którą firmę prowadzisz i znacznik pakietu ze zużyciem — np. dIR FREE · 3/12 faktur w tym miesiącu. Odnośniki do modułów, których Twój pakiet nie obejmuje, są ukryte; stanowiska specjalistyczne pojawiają się dopiero wtedy, gdy bieżąca firma ma je udostępnione.

3. Szybki start — pierwsza faktura w 5 krokach

1. Kontrahent. W Kontrahenci dodaj nabywcę (nazwa, adres, NIP / numer VAT UE, termin płatności).
2. Cennik. W Cennik dodaj swoje usługi — albo kliknij Dodaj szablony usług i ustaw ceny przygotowanym pozycjom.
3. Faktura. W Faktury kliknij Nowa faktura, wybierz kontrahenta (nabywca i termin płatności wypełnią się same) i dodaj pozycje ręcznie albo z listy + Z cennika….
4. Podgląd. Kliknij Podgląd — otworzy się dokument w takiej postaci, w jakiej zostanie wydrukowany. Szkic możesz jeszcze dowolnie poprawiać.
5. Wystaw fakturę. Numer zostaje nadany, dokument zamrożony, a dane sprzedawcy i nabywcy zapisane w nim na stałe.

Dokument wydrukujesz albo zapiszesz jako PDF z przeglądarki (przycisk PDF na liście faktur otwiera dokument w nowej karcie).

Przy zaimportowanej historii bez zachowanych pozycji źródłowych dIR wyraźnie dodaje jedną pozycję zbiorczą i zachowuje pierwotne kwoty netto, VAT i brutto w groszach.

3a. Ekran Start — kreator dla nowych użytkowników

Po aktywacji nowego, niezależnego konta pierwsze udane logowanie otwiera ten kreator automatycznie. Istniejący użytkownik może go zawsze uruchomić z Więcej → Start albo z menu konta w prawym górnym rogu. Kreator prowadzi jednym pytaniem na ekran, bez żargonu; każdy krok można pominąć, a odpowiedź później zmienić.

1. Czym się zajmujesz? Jednym kliknięciem wybierasz faktury, Taxi, Park, Wstęp, Przewodnika, Bar albo Restaurację.
2. Ile osób pracuje? Tylko ja · od dwóch do pięciu · sześć lub więcej. Branża i zespół wspólnie określają propozycję pakietu.
3. Dane firmy. Kreator pyta tylko o dane potrzebne na fakturze: nazwę, NIP, adres, Numer rachunku i VAT. Obok formularza na żywo powstaje podgląd nagłówka faktury; pola dodatkowe są schowane.
4. Pakiet. Jedna duża karta wyjaśnia rekomendację. Główny przycisk uruchamia bezpłatny okres próbny bez karty; pełny cennik i natychmiastowe zamówienie są rozwijane osobno.
5. Stanowisko pracy. Krok pojawia się tylko wtedy, gdy wybrana branża potrzebuje stanowiska, którego firma jeszcze nie ma. Wyjaśnia funkcje, cenę i dalszy kontakt.
6. Podsumowanie. Prosta lista zadań prowadzi do danych firmy, rachunku bankowego, pakietu, przygotowania KSeF, cennika i stanowiska. Każdy brak ma bezpośredni przycisk.

Zapytanie to nie zamówienie. Stanowiska nie udostępnisz sobie sam. Kreator zapisuje, czego potrzebujesz — wariant, liczbę urządzeń i kontakt — i powiadamia nas. Dostęp udostępnia dopiero Administracja; do tego czasu zapytanie pozostaje otwarte i możesz je w każdej chwili uzupełnić. Gdy pakiet zostanie udostępniony, zapytanie zamyka się automatycznie.

Zapytanie może złożyć wyłącznie administrator firmy. Odpowiedzi zapisują się w przeglądarce osobno dla każdej firmy, więc możesz przełączyć firmę i wrócić później do właściwego kroku; Zacznij od nowa je czyści.

4. Ekran Faktury

Lista wszystkich dokumentów. Górny pasek pozwala szukać (numer lub kontrahent), filtrować po statusie (szkice / wystawione) oraz po miejscu sprzedaży. Każdy wiersz pokazuje też niezmienne oznaczenie miejsca i stanowiska.

• Otwórz — szkic otwiera się do edycji; wystawiona faktura otwiera się tylko do wglądu (jest zamrożona).
• PDF — otwiera dokument do druku w nowej karcie.
• Rodzaj — faktura, faktura pro forma, oferta albo korekta (zob. §10).
• Miejsce sprzedaży / stanowisko — wybierasz tożsamość dokumentu w numeracji. Po wystawieniu nie da się jej zmienić.
• Stanowiska aktywne i historyczne — stanowiska użyte wyłącznie w zaimportowanej historii pozostają widoczne w filtrach i podglądzie, ale są oznaczone jako historyczne i nie można na nich wystawić nowego dokumentu.
• Faktury platformy — potwierdzone płatności abonamentowe również wystawiają fakturę na urządzeniu dIR. Korzystają z tej samej bezpiecznej sekwencji co inne faktury dIR, więc automat i ręczne wystawienie nie mogą nadać tego samego numeru.
• Język — dokument drukuje się po polsku albo po angielsku.
• Data sprzedaży — dzień wykonania usługi lub dostawy; jeśli jest taki sam jak data wystawienia, zostaw puste.
• Pozycje — nazwa, ilość, jednostka, cena, rabat %. Wartość wiersza to ilość × cena × (1 − rabat). VAT jest zablokowany na 0%, dopóki nie jesteś czynnym podatnikiem (zob. §20).
• Tekst wstępny / Uwaga — dowolny tekst drukowany na dokumencie (np. podziękowanie albo instrukcja płatności).

Trzy przyciski na dole edytora:

• Zapisz szkic — zapisuje bez konsekwencji; szkic nie jest dokumentem podatkowym i możesz go zmieniać oraz usuwać.
• Podgląd — zapisuje i otwiera dokument. Dopóki faktura nie jest wystawiona, nosi znak NIE WYSTAWIONO (oferta i pro forma znaku nie mają).
• Wystaw fakturę — nieodwracalnie: numer zostaje zużyty, dane zamrożone. Jeśli raportowanie do KSeF jest włączone, dokument trafia także tam (zob. §11).
• Limit pakietu — gdy wykorzystasz bezpłatne 12 wystawionych faktur w miesiącu, przy próbie wystawienia kolejnej zobaczysz komunikat i wystawienie zostanie odrzucone; numer kolejny nie zostanie przy tym zużyty. Podnieś pakiet na ekranie Abonament albo poczekaj na nowy miesiąc.

5. Ekran Kontrahenci

Kartoteka wszystkich, którym wystawiasz faktury — firm i osób fizycznych. Wyszukiwanie działa po nazwie, adresie e-mail i NIP-ie; pole Pokaż zarchiwizowane pokazuje także ukrytych.

• Termin płatności (dni) — po wybraniu kontrahenta na nowej fakturze termin wylicza się automatycznie.
• NIP / numer VAT UE — drukują się na fakturze; przy firmach wpisuj je zawsze.
• Faktury na dole karty kontrahenta — historia wszystkich jego dokumentów.
• Zarchiwizowany — kontrahent znika z list i selektorów, a dane pozostają. Lepiej archiwizować niż usuwać.

Notatki osobiste — tylko dla CRM. Zdjęcie, prywatne notatki i data urodzin to osobny blok, który nigdy nie trafia na fakturę ani do eksportu. Zdjęcie przy wgrywaniu jest czyszczone z danych o lokalizacji (EXIF/GPS), przechowywane poza katalogiem publicznym i dostępne wyłącznie po zalogowaniu; przy usunięciu kontrahenta usuwane jest także zdjęcie.

6. Ekran Cennik

Standardowe usługi i towary w kategoriach (IT i AI, Doradztwo, Szkolenia, Terapia, Logistyka, Pozostałe).

• Kod — krótkie oznaczenie wewnętrzne (np. DOR-GODZ), ułatwia wyszukiwanie.
• Jednostka — godz., szt., mies. … drukuje się na fakturze.
• Nazwa — domyślny tekst przenoszony na pozycję faktury.
• Kolejność — niższa liczba jest wyżej na liście.
• Aktywny — pozycje nieaktywne nie są już proponowane na nowych fakturach, a istniejących faktur nie zmieniają.
• Dodaj szablony usług — jedno kliknięcie dodaje 16 gotowych pozycji z ceną 0; ustaw im ceny i kody.

Wybór z cennika na fakturze kopiuje cenę i tekst — późniejsza zmiana cennika nigdy nie zmienia już utworzonej faktury.

7. Ekran Ustawienia

Dane sprzedawcy, numeracja i raportowanie. Przycisk Zapisz ustawienia włącza się dopiero po pełnym wczytaniu formularza — dzięki temu zapisanych wartości nie da się przypadkowo skasować pustym formularzem.

• Sprzedawca — nazwa, adres, NIP, numer rachunku, REGON, kontakty. Te dane drukują się w nagłówku i stopce faktury. Adres musi odpowiadać rejestrowi przedsiębiorców.
• Klauzula o zwolnieniu z VAT — tekst drukowany na fakturze, dopóki nie jesteś czynnym podatnikiem VAT.
• Numeracja — format numeru opisuje §19. Przy zapisie widzisz zapowiedź następnego numeru.
• KSeF — środowisko (test/demo/produkcja), NIP, token autoryzacyjny i wersja schematu FA. Zacznij od środowiska testowego; tryb Przy wystawieniu włącz po pierwszej udanej wysyłce (zob. §11).
• Twoje miejsce sprzedaży — oznaczenia na tym ekranie zawsze pokazują Twoje miejsce i Twoje stanowisko, nawet jeśli dIR używa kilku firm. Miejsce i stanowisko rozdzielają serie numeracji; nie mogą być takie same jak w innej Twojej kasie, inaczej numery się skrzyżują.
• Skrzynka na wyciągi — obok nadawcy możesz ustawić wzorzec tematu. Znak * oznacza dowolny tekst, a ? jeden znak; niepasujące wiadomości pozostają nieprzeczytane dla innej firmy.
• Pola słoweńskiej ewidencji fiskalnej — rodzaj miejsca, obręb ewidencyjny, numer budynku i podobne pochodzą ze słoweńskiego obowiązku rejestracji miejsca sprzedaży w FURS. W polskim prawie nie mają odpowiednika i możesz je zostawić puste; są schowane w osobnej sekcji.

Uwierzytelnienie w KSeF — krok po kroku

Do integracji serwerowej z KSeF służy token autoryzacyjny wygenerowany w portalu KSeF. Ten formularz nie obsługuje uwierzytelnienia kwalifikowaną pieczęcią.

1. Zaloguj się do portalu KSeF danymi firmy.
2. Wygeneruj token autoryzacyjny dla integracji i wklej go w Ustawieniach; token jest zapisywany na serwerze i nigdy nie wraca do przeglądarki.
3. Wybierz środowisko: test, demo albo produkcja. To trzy osobne systemy z osobnymi tokenami — nigdy nie przenoś tokenu między nimi.
4. Nie wgrywaj certyfikatu FURS jako uwierzytelnienia KSeF — to odrębne systemy.
5. Nie włączaj trybu Przy wystawieniu, dopóki pierwsza wysyłka testowa nie zakończy się powodzeniem.

Każda firma używa własnego tokenu KSeF. Skonfigurowany token nie dowodzi poprawnej wysyłki. Integracja wymaga weryfikacji w środowisku testowym; pełna obsługa polskiej fiskalizacji pozostaje osobnym etapem.

Klucza administratora nie ma — dostępem zarządzają konta użytkowników i role (zob. §2).

8. Ekran Abonament

Twój pakiet, zużycie, dodatki i płatności. Wszystkie ceny są netto.

• Stan bieżący — pakiet, koszt miesięczny i do kiedy abonament jest ważny.
• Zużycie — faktury wystawione w tym miesiącu, użytkownicy i SMS w porównaniu z limitem. Ten sam stan w skrócie pokazuje znacznik pakietu w nagłówku każdego ekranu.
• Twoje firmy — przy każdej firmie widać faktycznie obowiązujący pakiet; pakiet czasowo bezpłatny ma też datę wygaśnięcia i nie jest mylony z pakietem podstawowym, do którego później wróci.
• Bezpłatny okres próbny — raz na firmę, bez karty: Me 60 dni, Lite 45 dni, 365 30 dni albo Corp 15 dni. Po zakończeniu automatycznie wraca poprzedni pakiet; dane pozostają.
• Pakiety — porównanie wszystkich poziomów z przyciskiem Zamów; płatność miesięczna albo roczna (rocznie = dwa miesiące gratis). Możesz zapłacić kartą na bezpiecznej hostowanej stronie banku albo przelewem. Karta włącza pakiet po potwierdzeniu banku; przelew po tym, jak operator potwierdzi faktyczny wpływ. Aktywny okres próbny pozostaje ważny w czasie oczekiwania.
• Dodatki i stanowiska pracy — dodatkowy użytkownik 12,99 zł/mies. i wiadomość SMS 0,35 zł. Taxi 34,99 zł, Taxi Pro 199 zł i Park 29,99 zł miesięcznie mają cenę katalogową; Wstęp, Przewodnik, Bar i Restauracja są do uzgodnienia. Wszystkie siedem możesz dodać do dowolnego pakietu księgowego. Publiczny cennik porównuje je według przeznaczenia i sposobu pracy, aby łatwiej było wybrać. Każda kolejna firma ma własny abonament i zaczyna od dIR FREE.
• Przy braku płatności lub rezygnacji pakiet wraca do bezpłatnego — Twoje dane i już wystawione faktury pozostają nietknięte, ograniczone jest tylko wystawianie ponad bezpłatny limit.

9. Ekran Eksport

Dla księgowości i dla Ciebie. Dane są Twoje — eksport jest zawsze bezpłatny, także przy odejściu.

• Wybór — okres według daty wystawienia albo sprzedaży, rodzaj dokumentu, miejsce sprzedaży i wyszukiwanie. Kafelki od razu pokazują wystawione, do zapłaty i przeterminowane.
• Zestawienia — lista faktur w formacie CSV, Excel, JSON i XML. To formaty, które polska księgowość zaimportuje do Symfonii, Optimy czy wFirmy po zmapowaniu kolumn.
• Raporty — sprzedaż wg dni i wg usług, pozycje nierozliczone, najwięksi kontrahenci oraz ewidencja fiskalna: nagłówki, pozycje i zbiorczo wg VAT.
• Zbiór PDF — wszystkie wybrane wystawione dokumenty w jednym wielostronicowym pliku.
• Formaty polskie — JPK_FA i JPK_V7M nie są jeszcze zaimplementowane. Do czasu ich udostępnienia przekazuj księgowości zestawienia CSV/Excel.
• Formaty słoweńskie — Čebelca (Vasco, Opal, e-Računi), miniMAX i e-SLOG 2.0 istnieją we wspólnym rdzeniu aplikacji, ale nie są oferowane na tym rynku: polski program księgowy ich nie odczyta.
• Automatyczna wysyłka — wybierasz odbiorcę, PDF albo format zestawienia oraz „przy nowych dokumentach”, dzień tygodnia lub dzień miesiąca 1–28. Administrator ustawia wszystkich członków, księgowość swój własny harmonogram.
• Eksport zawiera wyłącznie wystawione faktury, faktury zaliczkowe i korekty. Szkice, oferty, pro formy, notatki osobiste i zdjęcia kontrahentów nie są częścią przekazania do księgowości.

9a. Stanowiska specjalistyczne

Taxi, Park, Wstęp, Przewodnik, Bar i Restauracja to samodzielne stanowiska pracy. Wybierasz je w nagłówku obok firmy; pokazują się tylko wtedy, gdy bieżąca firma ma je udostępnione.

• dIR Taxi jest dopasowany do szybkiego przyjęcia kursu: pasażer, zapisana trasa lub cel ręczny, kierowca i taryfa. Osobno śledzi przejazd docelowy oraz pusty lub płatny powrót. Kurs bezpośredni przyjmuje gotówkę, potwierdzoną kartę na terminalu albo kartowy QR, po czym wystawia fakturę na wybranym lokalu i urządzeniu. Umowa typu VB zapisuje gościa albo pokój z datą i cel, a kontrahent fakturuje gościa; umowa typu MZ zapisuje pasażera i cel, po czym kontrahent może później rozliczyć wykonawcę. Taksometr liczy stawkę stałą, czasową, kilometrową albo mieszaną.
• Konfiguracja Taxi — w Konfiguracja kierowców, pojazdów, taryf i umów prowadzisz kierowców (z numerem telefonu; istniejącego możesz też poprawić), pojazdy z numerem rejestracyjnym i modelem, taryfy oraz umowy. Taryfa ma poza stawką podstawową, zł/min i zł/km także cenę minimalną, stawkę za postój oraz wliczone kilometry i minuty, których nie nalicza się osobno — taksometr uwzględnia je przy rozliczeniu. Do kursu możesz dopiąć pojazd i notatkę.
• dIR Taxi Pro kosztuje 199 zł miesięcznie za pięciu wykonawców i 21,99 zł za każdego kolejnego. Dodaje dyspozytorskie przydzielanie najbliższemu dostępnemu wykonawcy. Lokalizacja zapisywana jest wyłącznie za wyraźną zgodą wykonawcy, bez historii tras, i liczy się przy przydziale tylko wtedy, gdy jest aktualna.
• dIR Park kosztuje 29,99 zł miesięcznie za jednego użytkownika i 12,99 zł za kolejnego. Strefa określa cenę i wykupiony czas. Opłacona sesja zaczyna obowiązywać po potwierdzeniu płatności; po jej upływie pozostaje dokładnie 15 minut na wyjazd.
• dIR Wstęp tworzy podpisany bilet QR. Operator wybiera pierwsze wejście, wyjście czasowe, powrót albo zamknięcie. Dwa wejścia nie mogą jednocześnie przyjąć tego samego pierwszego wejścia; każde skanowanie pozostaje w dzienniku.
• Dystans: przewidywany czy zmierzony. Przy wprowadzaniu kursu lub zwiedzania możesz wpisać przewidywany dystans (albo przejmie go zapisana trasa). Dopóki nic nie zostało zmierzone, kurs ma zapisane przewidywany. Po zakończeniu odcinka lub taksometru dIR zapisuje zmierzony, a wartość przewidywaną zachowuje, żebyś mógł porównać plan z wykonaniem.
• dIR Przewodnik prowadzi grupę, liczbę uczestników, termin, miejsce zbiórki, prowadzącego oraz taryfę stałą lub czasową. Kontrahentowi możesz wydać kod QR z PIN-em: po zeskanowaniu i wpisaniu PIN-u widzi swoje odbyte godziny, łączny czas, kwotę i to, co już zapłacił — wyłącznie swoje i nic o innych kontrahentach. Na tę stronę liczą się tylko te zwiedzania, przy których w polu Grupa lub kontrahent wybrałeś tego kontrahenta z dIR — nazwa wpisana ręcznie nie tworzy powiązania. Dlatego ekran przy każdym kodzie pokazuje, ile godzin jest powiązanych, i ostrzega, gdyby kontrahent zobaczył pustą stronę. Kwota zapłaty jest ta sama co w księgach: to, co rozliczono gotówką, kartą lub przelewem, liczy się raz. Kod jest przypisany do jednego kontrahenta; nowy kod automatycznie unieważnia stary, można go też unieważnić ręcznie. PIN przechowywany jest wyłącznie w postaci skrótu, więc później nie da się go odczytać — jeśli kontrahent go zapomni, wydajesz nowy kod. Po dziesięciu błędnych PIN-ach otwieranie blokuje się na kilkanaście minut. Zakończone zwiedzanie korzysta z tego samego bezpiecznego obiegu płatności co Taxi. Zwiedzanie może też powiązać zapisaną trasę, pojazd, kontrahenta z dIR i umowę (VB/MZ); zwiedzanie bezpośrednie rozliczasz przyciskiem Płatność gotówką, kartą na terminalu albo przelewem i wystawia zwykłą fakturę dIR, a umowne oznaczasz jako Wykonane.
• dIR Bar pokazuje duże przyciski z cennika, ulubione pozycje, wyszukiwanie i trwałe otwarte rachunki gości. Przyjmuje gotówkę, przelew albo QR kartowy, bez sal restauracyjnych, dań i ekranu przygotowania.
• dIR Restauracja ma trzy praktyczne części: plan sal i stolików, cennik z kategoriami oraz aktywny rachunek. W Ustawieniach dodajesz sale, stoliki, dania i logiczne stacje przygotowania oraz ustawiasz pozycjom ulubione, domyślne danie, stację i kolor.
• Nowe pozycje są widoczne na rachunku, ale do przygotowania trafiają dopiero przez Wyślij nowe pozycje. Także nowa runda na już wydanym stoliku wraca do stanu nowe, więc płatność nie pojawia się za wcześnie. Ekran Przygotowanie prowadzi pozycje przez wysłane → w przygotowaniu → gotowe → wydane. Wysłaną pozycję można wyłącznie stornować z podaniem powodu; nie znika ze śladu.
• Bar i Restauracja tworzą zwykły szkic faktury dIR. Wystawienie, numerację i ewentualne raportowanie wykonuje nadal ekran faktury; już wystawionej faktury to stanowisko nigdy nie zmienia.
• W Abonament → Urządzenia stanowisk specjalistycznych administrator wkleja UUID instalacji z aplikacji, nazywa ją i przypisuje do wykupionego stanowiska. Liczby nie da się przekroczyć; zgubione urządzenie zwalniasz albo wycofujesz.
• Po zakończeniu płatnej usługi powstaje kod QR płatności. Kwotę zawsze odczytuje serwer. Ekran zmienia kolor na zielony wyłącznie po zweryfikowanej odpowiedzi banku; strona publiczna zachowuje wybrany język pl albo en także na hostowanej stronie kartowej.
• Przy dopłacie za parkowanie możesz wpisać liczbę minut; jeśli zostawisz pole puste, obowiązuje domyślny czas strefy.
• Po opłaceniu Park pokazuje podpisany kod wyjazdu, który może sprawdzić operator albo przyszły sterownik szlabanu. Jeśli 15-minutowy czas upłynie, stary kod traci ważność; dopłata tworzy nową opłaconą sesję i nowy kod.

Płatność kartą korzysta obecnie z dostawcy skonfigurowanego na danej instalacji regionalnej. Uwaga: obciążenie w złotych wymaga, aby acquirer włączył PLN na profilu sprzedawcy — dopóki tego nie potwierdzi, płatności pozostają w trybie testowym.

10. Rodzaje dokumentów

• Faktura — dokument końcowy; przy wystawieniu, jeśli raportowanie jest włączone, trafia do KSeF.
• Faktura pro forma — wezwanie do przedpłaty; nie jest dokumentem księgowym i nie nosi znaku „NIE WYSTAWIONO”, ale ma własny numer. Wystawiona pro forma nie liczy się do miesięcznego limitu.
• Faktura zaliczkowa — dokumentuje otrzymaną zaliczkę i jest pełnoprawną fakturą, więc liczy się do miesięcznego limitu (zob. §1).
• Oferta — niewiążąca propozycja; nie jest raportowana i nie liczy się do limitu.
• Faktura korygująca — poprawka wystawionej faktury (zwrot, pomyłka). Jedyny poprawny sposób poprawienia już wystawionego dokumentu; do limitu się nie liczy, bo nikt nie powinien być blokowany przy poprawianiu błędu.

11. Przygotowanie raportowania do KSeF

dIR wysyła faktury do KSeF: buduje dokument w schemacie FA(3), sprawdza go względem opublikowanego schematu przed wysłaniem, uwierzytelnia się tokenem KSeF, a po przyjęciu zapisuje numer KSeF i UPO.

Aby zacząć, w Ustawieniach podaj NIP i token wygenerowany w portalu KSeF, wybierz środowisko testowe i wykonaj pierwszą wysyłkę świadomie. Środowiska testowe, demo i produkcyjne to trzy osobne systemy z osobnymi tokenami — token nigdy nie przechodzi między nimi. Tryb Przy wystawieniu włącz dopiero wtedy, gdy pierwsza wysyłka się powiedzie.

Obowiązują trzy zasady, na których opiera się cała integracja:

• Dwa identyfikatory. Numer faktury nadany przez wystawcę pozostaje niezmienny. Numer KSeF identyfikuje dokument w systemie KSeF; dokument pokazuje oba.
• UPO przechowujemy w oryginale. Urzędowe Poświadczenie Odbioru to dowód, więc zapisujemy je w całości, a nie w streszczeniu. Kontrola pyta o oryginał.
• Zerwane połączenie to nie odrzucenie. Pewny brak transmisji pozwala ponowić próbę. Jeśli wynik jest niepewny, stan wymaga sprawdzenia i automatyczna ponowna wysyłka jest zablokowana.

KSeF odpowiada asynchronicznie. Zwykle numer wraca w kilka sekund, ale nie zawsze. Jeśli w danej chwili go nie ma, faktura pozostaje w stanie oczekuje, a dIR pyta o nią ponownie w tle — nigdy nie wysyłając jej drugi raz, bo to zdublowałoby dokument już wystawiony prawnie.

Statusy raportowania, które zobaczysz na liście faktur:

• Potwierdzona — urząd potwierdził dokument i nadał mu numer KSeF.
• Tryb offline — dokument jest wystawiony w aplikacji, ale nie potwierdzono przyjęcia w KSeF. Wysyłka wymaga właściwej konfiguracji i uruchomionego dispatchera.
• Oczekuje w KSeF — KSeF ma dokument i jeszcze go nie ocenił. Zwykle trwa to sekundy.
• Wysyłka nieudana — próba bezpiecznie zakończyła się przed przekazaniem dokumentu. To nie jest potwierdzenie prawidłowego wystawienia według przepisów.
• Wymaga sprawdzenia — dokument został wysłany, ale KSeF nie potwierdził przyjęcia. dIR nie ponawia takiej wysyłki sam: mogłaby zarejestrować tę samą fakturę dwa razy. Sprawdź sesję w portalu KSeF.
• Odrzucona — urząd odrzucił fakturę merytorycznie. Przeczytaj treść błędu; ponowna wysyłka tego samego pliku nic nie da.
• Nie dotyczy — aplikacja nie kieruje tego dokumentu do wysyłki. Sam status nie rozstrzyga ustawowego obowiązku firmy.

Gdy raportowanie stanie się obowiązkowe

Weryfikacja przyjętej faktury. Wydruk pokazuje kod QR z numerem KSeF oraz link do weryfikacji. Link jest obliczany z zamrożonego pliku FA(3), a nie z bieżących danych firmy. PDF zbiorczy udostępnia klikalny link. Podpisany link do dokumentu pozwala pobrać dokładny plik FA(3), używając &f=ksef, dopiero po potwierdzeniu przyjęcia. Test i demo są wyraźnie oznaczone i nie potwierdzają przyjęcia produkcyjnego.

Środowisko i offline24. Nowy dokument zapisuje środowisko KSeF przy wystawieniu. Po zmianie środowiska nie wysyłamy ani nie odpytujemy starych dokumentów w innym systemie. Plik zamrożony lokalnie wysyłamy z oznaczeniem offline24. Przy włączonym raportowaniu, również dobrowolnym, termin przypada na koniec następnego dnia roboczego po dacie wystawienia; pola godzin i dodatkowych dni wolnych firmy go nie zmieniają. Ogłoszone awarie wymagają odrębnego rozpatrzenia.

Niepotwierdzony wydruk nie jest kompletną wizualizacją offline. Przed udostępnieniem poza KSeF mogą być wymagane dwa kody: OFFLINE oraz CERTYFIKAT, z użyciem certyfikatu KSeF typu Offline. Drugi kod nie jest jeszcze obsługiwany. Korekty prawne i paragony fiskalne pozostają osobnymi etapami; nie włączaj produkcyjnej wysyłki na podstawie samego poprawnego XML.

Przy włączonym raportowaniu KSeF aplikacja wstrzymuje wystawianie niepełnej korekty przed nadaniem numeru. Nie wystarczy wybrać typu „Faktura korygująca”: pełny proces wymaga danych oryginału, przyczyny i właściwych kwot korekty.

Mechanizm techniczny jest przygotowany, ale nie stanowi potwierdzenia zgodności prawnej. Datę obowiązku, dopuszczalny tryb offline, termin wysyłki i wymagane oznaczenia ustal na podstawie aktualnych przepisów oraz sytuacji firmy.

• Data w Ustawieniach włącza cały mechanizm. W polu Obowiązkowe od wpisujesz datę uzgodnioną z księgową. Dopóki jest puste, nic się nie zmienia. Po jej wpisaniu przełącznik Wyłączone przestaje pomijać wysyłkę — obowiązku nie da się wyłączyć ustawieniem.
• Faktura dostaje swój dowód już przy wystawieniu. W chwili wystawienia dIR buduje docelowy plik XML, zamraża go i drukuje na dokumencie jego skrót. Ten sam plik, co do bajtu, zostanie później wysłany — dlatego skrót dotyczy zamrożonych danych. Sam skrót nie jest potwierdzeniem przyjęcia przez KSeF.
• Niedostarczona faktura ma termin. Liczony w dniach roboczych, z pominięciem sobót, niedziel i świąt (także ruchomych, jak Poniedziałek Wielkanocny i Boże Ciało). Nad listą faktur pojawia się pasek z liczbą zaległych i najbliższym terminem, a przycisk Wyślij zaległe pozwala nie czekać na automat.
• Niedostarczalna faktura nie zostanie wystawiona. Jeśli dokumentu nie da się złożyć — na przykład brakuje poprawnego NIP-u sprzedawcy — dIR odmawia wystawienia, zanim nada numer. Numer nigdy nie jest używany powtórnie, więc odkrycie problemu później zostawiałoby w numeracji dziurę z fakturą, której nie da się złożyć.
• Alternatywa dla ostrożnych. Ustawienie Wstrzymaj wystawianie zatrzymuje wystawianie, gdy firma nie jest gotowa do wysyłki. Wybór tego trybu wymaga weryfikacji obowiązków firmy. Aplikacja nie zastępuje tej oceny.

12. Magazyn (dIR 365 i dIR Corp)

• Stan magazynowy jest sumą ruchów, a nie liczbą wpisaną ręcznie: każde przyjęcie, wydanie i korekta zostaje w ewidencji, a stan wylicza się z nich. Dlatego stan i historia nigdy się nie rozjadą.
• Przyjęcie zwiększa stan i wnosi cenę zakupu. Wydanie go zmniejsza.
• Metodę wyceny wybierasz w Ustawieniach:
  • FIFO — zużywa się najpierw najstarszy stan (najczęstszy wybór);
  • LIFO — najpierw najnowszy;
  • Cena netto średnia — średnia bieżącego stanu.
  Przykład: kupujesz 10 szt. po 40 zł i 10 szt. po 56 zł. Wydanie 5 szt. jest według FIFO warte 200 zł, według LIFO 280 zł, a według ceny średniej 240 zł. Wartość wydania zamraża się przy księgowaniu, więc późniejsze przyjęcia nie zmieniają już wydanych dokumentów.
• Przy wystawieniu faktury albo dokumentu WZ towar odpisuje się automatycznie — tylko pozycje z włączonym prowadzeniem magazynu; usługi nigdy. Odpis następuje raz, przy wystawieniu: szkic nie porusza stanu.
• Jeśli nie masz jeszcze magazynu, przy wystawieniu nic się nie odpisze — najpierw dodaj magazyn na ekranie Magazyn.

13. Bankowość i uzgadnianie

• Ekran pokazuje stan według banku, rachunku i waluty, wszystkie wpływy i wypływy oraz osobną kolejkę dla transakcji wymagających przeglądu. Revolut odświeża się ręcznie albo automatycznie; dostęp jest tylko do odczytu.
• Każda faktura z dIR ma tytuł przelewu równy jej numerowi. dIR ocenia dla możliwych dopasowań tytuł, kwotę do zapłaty, numer rachunku, płatnika i bliskość daty, a przy propozycji pokazuje dlaczego. Bezpieczne, jednoznaczne dopasowanie może zaksięgować sam; jeśli pasują dwie faktury, nie wybiera żadnej.
• Płatności częściowe i zbiorcze są obsługiwane. Jeden przelew możesz podzielić między kilka faktur, a faktura może być opłacona kilkoma przelewami. Nadwyżka pozostaje jako nadpłata kontrahenta i nie ginie.
• Przelew między własnymi rachunkami i wymiana walut nie są przychodem ani kosztem. dIR łączy obie strony, zapisuje obie waluty, kurs i ewentualną prowizję. Także rozliczenie kartowe dopasowuje się do paczki netto Exact, a nie do jednej przypadkowej faktury.
• Wyciąg wgrywasz (plik camt.053 w XML) albo dIR odczytuje go ze skrzynki pocztowej firmy. W Ustawieniach wybierasz IMAP/TLS albo POP3/TLS; każda firma ma własną skrzynkę, a hasło pozostaje na serwerze.
• Przy IMAP czytamy wyłącznie nieprzeczytane wiadomości i oznaczamy je jako przeczytane dopiero po udanym imporcie. POP3 nie ma oznaczenia przeczytania, więc wiadomość zostawiamy na serwerze i po udanym imporcie lokalnie zapamiętujemy jej UIDL. Błąd przy obu protokołach jest bezpiecznie ponawiany.
• Automatyczne sprawdzanie wykonuje się co godzinę. W Banku przy skrzynce widzisz czas i wynik ostatniego sprawdzenia; przycisk Odczytaj pocztę uruchamia ten sam proces natychmiast. Jeśli serwer pocztowy używa prywatnej ścieżki certyfikacji, operator instaluje ją na serwerze, a dIR nadal ściśle weryfikuje nazwę i ważność certyfikatu.
• Ten sam wyciąg możesz zaimportować kilka razy: plik jest rozpoznawany i nie zostanie zaimportowany dwa razy, więc płatność nigdy nie zostaje zaksięgowana podwójnie.
• Tytuł przelewu rozpoznajemy w postaciach, w jakich zapisują go banki — FV/2026/0001, FV 2026 0001 albo 2026-1-0001.
• Wypływy pozostają widoczne i możesz je klasyfikować; automatyczne dopasowanie faktur zakupowych zostanie dodane, gdy dIR uzyska ewidencję faktur otrzymanych. Do tego czasu system nie zgaduje tego z samego opisu.
• Sekrety Revolut, klucz prywatny i tokeny są wyłącznie na serwerze. Jeśli połączenie pokazuje AUTH_REQUIRED, operator musi odnowić zgodę; nie wpisuj tych danych w notatkach ani w wiadomościach do wsparcia.

14. Płatności, rozliczenie i automatyczne odnawianie

• Abonament opłacasz kartą na bezpiecznej stronie banku. Danych karty dIR nie widzi i nie przechowuje — podpisane żądanie i odpowiedź weryfikują bramka płatnicza oraz dIR, a wraca wyłącznie potwierdzenie, że płatność się powiodła.
• Możesz wybrać także przelew bankowy. dIR pokazuje odbiorcę, numer rachunku, kwotę i unikalny tytuł. Pakiet aktywuje się dopiero wtedy, gdy operator zweryfikuje wpływ na rachunku i potwierdzi go w Administracji.
• Przy zamówieniu domyślnie włączone jest automatyczne odnawianie: bank przy każdym okresie sam wykonuje płatność, a Ty za każdym razem dostajesz fakturę. Abonament nie urywa się w połowie miesiąca.
• Odnawianie możesz wyłączyć w dowolnej chwili — u nas albo w swoim banku. Jeśli płatność się nie wykona, abonament przechodzi na pakiet bezpłatny; dane pozostają, wystawione faktury także.
• Za każdą udaną płatność dostajesz prawdziwą fakturę, wystawioną na ustawionego przez Ciebie płatnika. Zobaczysz ją w Abonamencie pod Historia płatności.
• Potwierdzenie banku i rozliczenie to nie ten sam krok. NestPay najpierw potwierdza autoryzację; dzienny plik Exact dopiero później mówi, czy acquirer ujął transakcję w rozliczeniu. Dlatego płatność może być udana, a mimo to „czekać na rozliczenie” — zwłaszcza tego samego dnia, w weekendy i święta.
• Ekran Karty widzi wyłącznie operator dIR. Pokazuje kwotę brutto, faktyczną prowizję, kwotę netto, markę karty, zamaskowany numer, kod autoryzacji, pakiet i termin. Niepowiązane albo niejednoznaczne zapisy bankowe pozostają w kolejce do ręcznego sprawdzenia; dIR nigdy nie zgaduje po samej kwocie i dacie.
• Preautoryzacja (rezerwacja kwoty) nie jest płatnością. Pobranie albo zwolnienie następuje dopiero po wyraźnej decyzji biznesowej; niepotwierdzone możliwości, takie jak pobranie częściowe lub wielokrotne, są wyłączone.

Jeśli NestPay autoryzował, a Exact nie ma jeszcze zapisu: poczekaj na następny roboczy plik dzienny. Zapis niepowiązany: sprawdź AuthCode, fakturę, kwotę i walutę, a w razie potrzeby powiąż ręcznie. Podwójny plik: nie jest groźny — nazwa i odcisk treści zapobiegają podwójnemu importowi. Błąd logowania SOAP: sprawdza go operator, hasło nigdy nie pojawia się na ekranie. Nieprawidłowy podpis NestPay: odpowiedź jest odrzucana i zapisywana jako zdarzenie bezpieczeństwa, a płatność pozostaje bez zmian.

15. Administracja (tylko dla operatora dIR)

Ten ekran widzi wyłącznie ten, kto zarządza usługą — klientom w menu w ogóle się nie pokazuje.

• Nowa firma: wpisz nazwę, a dIR doda ją do tego samego konta użytkownika. Firma dostaje własny abonament, dane, numerację i ustawienia; twórca automatycznie zostaje jej administratorem. Po dodaniu otwierają się Ustawienia, gdzie wpisujesz dane urzędowe.
• Użytkownicy: wyszukiwanie po wszystkich kontach, tworzenie albo dodawanie do firmy, zmiana roli, usunięcie członkostwa, aktywacja/dezaktywacja oraz wysłanie linku do nowego hasła. Haseł nie da się odczytać ani wygenerować do przekazania: nowe konto dostaje jednorazowy link e-mailowy i aktywuje się, gdy użytkownik ustawi własne hasło.
• Przegląd: ile firm korzysta z dIR, ile płaci, a ile jest na pakiecie bezpłatnym, ilu jest użytkowników, ile faktur klienci wystawili w tym miesiącu, ile abonamentów zostało opłaconych i jaki jest powtarzalny przychód miesięczny.
• Klienci: firma, pakiet, do kiedy jest opłacony, liczba użytkowników, faktury w tym miesiącu oraz aktywny okres próbny lub pakiet udostępniony bezpłatnie. Tutaj operator może do wybranego dnia czasowo ustawić dowolny pakiet płatny, także niższy, albo cofnąć dostęp; podstawowy abonament i jego historia nie zmieniają się, a po tej dacie pakiet wraca automatycznie.
• Przelewy do potwierdzenia: czekające przelewy z tytułem i kwotą. Przycisku użyj wyłącznie wtedy, gdy pieniądze są faktycznie widoczne na rachunku; wtedy pakiet się aktywuje i wystawiana jest faktura abonamentowa.
• Do zafakturowania: płatności, które wpłynęły, ale nie mają jeszcze wystawionej faktury. Przycisk wystawia wszystkie naraz; to samo robi nocne zadanie.
• Stanowiska specjalistyczne: operator może do wybranego dnia otworzyć Taxi, Taxi Pro, Park, Wstęp, Przewodnik, Bar albo Restaurację, określić liczbę urządzeń i wybrać, czy stanowisko jest pakietem głównym, czy dodatkiem.
• Administracja nie otwiera cudzych kont — pokazuje wyłącznie liczby. Aby zajrzeć do konkretnej firmy, operator musi być jej członkiem, tak jak każdy inny użytkownik.

Faktury za abonament

• Gdy klient opłaci abonament, dIR automatycznie wystawia fakturę — prawdziwy, ponumerowany dokument, a nie tylko wiersz w ewidencji. Jest wystawiona na płatnika, którego klient ustawił u siebie.
• Te faktury mają własną serię: wystawiane są pod osobnym oznaczeniem stanowiska, więc numery abonamentów nigdy nie mieszają się z Twoim zwykłym fakturowaniem.
• Faktura wystawiana jest raz na płatność: powrót ze strony płatności i odpowiedź banku docierają oba, ale drugi nie tworzy nowego dokumentu.

16. Kod QR do importu w innych programach

• Na każdym wystawionym dokumencie jest kod QR z linkiem do tego dokumentu. Odbiorca go skanuje, a jego program z tego samego adresu odczytuje dane faktury w XML albo JSON, jeśli korzysta z własnego rozwiązania.
• Kto otworzy link w przeglądarce, zobaczy krótki przegląd dokumentu i przyciski pobrania XML albo JSON. Do automatycznego importu do tego samego adresu dodaje się &f=eslog; program może też wysłać nagłówek Accept: application/xml i dostanie XML bez dodatku.
• Link znajdziesz też w aplikacji: otwórz wystawioną fakturę i skopiuj go pod Link do importu — wygodne, gdy klient dostaje fakturę e-mailem.
• Bezpieczeństwo: link jest podpisany i dotyczy tylko jednego dokumentu — nie da się przez niego dotrzeć do innych faktur, do szkiców ani do Twoich ustawień. Logowanie nie jest potrzebne, bo odbiorca nie jest użytkownikiem dIR.
• Jeśli nie chcesz kodu QR na dokumentach, wyłącz go w Ustawieniach. Wtedy istniejące linki natychmiast przestają działać.
• Kod QR płatności. Polski standard płatniczy (kod 2D Związku Banków Polskich) jest w aplikacji przygotowany, ale nie jest włączony — kod, który skanuje się poprawnie, ale podstawia zły rachunek albo złą kwotę, jest gorszy niż brak kodu. Do czasu weryfikacji faktura drukuje numer rachunku i tytuł przelewu tekstem.

17. Produkcja (dIR Corp)

• Receptura mówi, z czego składa się wyrób i na jaką ilość obowiązuje — np. 10 tortów z 5 kg mąki i 2 kg cukru.
• Odpad podajesz procentowo przy składniku: 5% przy 5 kg oznacza, że faktycznie zużywa się 5,25 kg. Ta ilość jest używana zarówno przy wyliczeniu kosztu, jak i przy odpisie.
• Koszt własny wylicza się z magazynu: każdy składnik wyceniany jest tak, jakby był wydany — według Twojej metody wyceny (FIFO, LIFO albo cena średnia). Jeśli składnika nie ma na stanie, używana jest jego własna receptura (produkcja wielofazowa), a dopiero na końcu cena z cennika. Dzięki temu liczba zawsze zgadza się z magazynem i nie jest osobnym, cichym szacunkiem.
• Zlecenie produkcyjne tworzysz z receptury na żądaną ilość. Przycisk Sprawdź stan mówi, czy materiału wystarczy i czego brakuje.
• Przy zakończeniu w jednej transakcji odpisywane są składniki, a wyrób trafia na magazyn po cenie, jaką składniki faktycznie miały. Zakończonego zlecenia nie da się zakończyć dwa razy ani anulować.
• Receptury użytej w zleceniu produkcyjnym nie usuwamy — tylko ją wyłączamy, aby historia zlecenia pozostała czytelna.

18. Użytkownicy i uprawnienia

• Każda osoba ma własne konto i własne hasło — wspólnych logowań nie ma. Użytkowników dodajesz w Ustawieniach pod Użytkownicy firmy; ilu możesz mieć, określa pakiet (dodatkowego dokupujesz).
• Role:
  • Administrator — wszystko, w tym użytkownicy, ustawienia kont i abonament.
  • Sprzedaż — wystawia faktury, prowadzi kontrahentów i cennik; magazyn tylko odczytuje.
  • Zakupy — prowadzi dostawców, cennik i magazyn; dokumenty sprzedaży tylko odczytuje.
  • Księgowość — tylko odczyt dokumentów, banku, ustawień i eksportów; może ustawiać własny harmonogram e-mail.
• Przy nowym użytkowniku wymagany jest wyłącznie adres e-mail; imię lub pseudonim administrator może dodać opcjonalnie, a użytkownik w każdej chwili zmieni je sam pod Ustawienia → Twoje konto. dIR nie tworzy hasła do pokazania administratorowi, tylko wysyła użytkownikowi jednorazowy link ważny 30 minut. Gdy użytkownik ustawi hasło, konto się aktywuje. Jeśli aktywne konto z tym adresem już istnieje, jest tylko dodawane do firmy, a jego nazwa i hasło pozostają bez zmian.
• Lista użytkowników pokazuje, czy konto jest aktywne, nieaktywne czy czeka na aktywację, oraz czy link został wysłany, użyty albo wygasł. Administrator może go wysłać po raz pierwszy lub ponownie; ze względu na ochronę przed spamem dozwolone są najwyżej trzy linki na użytkownika w ciągu godziny.
• Firma musi mieć co najmniej jednego administratora; ostatniego administratora nie można usunąć, tak samo jak siebie.
• Usunięcie użytkownika z firmy nie kasuje jego konta — jeśli pracuje jeszcze w innej firmie, tam pozostaje nietknięty.
• Administrator może utworzyć dodatkową firmę w Administracji albo w Abonament → Twoje firmy. W menu w prawym górnym rogu przełącza się między nimi; dane się nie mieszają.

19. Numeracja i tytuł przelewu

• Numeracja faktur w Polsce musi być ciągła i jednoznaczna w obrębie roku — format wybierasz sam, ale po wystawieniu pierwszej faktury nie zmieniaj go bez potrzeby.
• Format wybierasz w Ustawienia → Numeracja; dostępnych jest pięć:
  • MIEJSCE-STANOWISKO-KOLEJNY → PL1-1-1
  • ROK+KOLEJNY → 2600001
  • ROK-MIEJSCE-KOLEJNY → 2026-PL1-0001
  • ROK-NR MIEJSCA-KOLEJNY → 2026-1-0001
  • Same cyfry → 260101123 — bez separatorów: rok, numer miejsca, opcjonalnie numer stanowiska i numer kolejny. Każdej części ustawiasz liczbę miejsc (rok 2 + miejsce 2 + kolejny 3 daje 26 01 123).
  Przy formatach z zerami Długością numeru kolejnego ustawiasz, do ilu miejsc jest uzupełniany (4 → 0001), a przy roku wybierasz czterocyfrowy (2026) albo dwucyfrowy (26). Podgląd numeru odświeża się na bieżąco, jeszcze zanim zapiszesz.
• Kilka stanowisk — jeśli w tym samym miejscu sprzedaży wystawia kilka stanowisk, w formacie Same cyfry przeznacz im własne miejsca (Miejsca na stanowisko) i każdemu ustaw Numer stanowiska. Opcja Osobna numeracja dla stanowiska daje każdemu stanowisku własną sekwencję.
• Zmiana formatu dotyczy wyłącznie nowych dokumentów — już wystawione zachowują swój numer.
• Seria zaczyna się od nowa każdego roku — ten sam numer może istnieć w różnych latach.
• Numer nadawany jest przy wystawieniu i nigdy się nie powtarza ani nie wraca — nawet jeśli usuniesz szkic, wystawiony numer pozostaje zużyty.
• Tytuł przelewu. Polska nie ma odpowiednika słoweńskiego modelu odniesienia SI00: tytułem przelewu jest zwykły tekst, a numer faktury w zupełności wystarcza do jednoznacznego dopasowania wpłaty. dIR wypełnia go automatycznie numerem dokumentu, więc klient płaci na to samo oznaczenie, które widzi na fakturze.

20. VAT

Jeśli firma nie jest czynnym podatnikiem VAT, stawka wszędzie wynosi 0% i nie można jej zmienić — jest zablokowana także po stronie serwera, nie tylko w formularzu. Na fakturze drukowana jest klauzula o zwolnieniu z VAT; jej treść ustawiasz w Ustawieniach, bo podstawa zwolnienia zależy od Twojej sytuacji (zwolnienie podmiotowe ze względu na limit obrotu albo zwolnienie przedmiotowe).

Jeśli status podatkowy się zmieni, włącz Czynny podatnik VAT w Ustawieniach — wtedy pola VAT odblokują się i obowiązywać będzie stawka podstawowa 23%, obok stawek obniżonych 8% i 5% oraz 0%. Zmiana nie dotyczy faktur już wystawionych.

21. Poprawki i usuwanie

• Szkic możesz dowolnie zmieniać albo usunąć — nie jest dokumentem podatkowym.
• Wystawiony dokument jest niezmienny. Dane sprzedawcy i nabywcy zamrażają się w dokumencie przy wystawieniu, więc późniejsze zmiany ustawień albo karty kontrahenta na niego nie wpływają.
• Błąd na wystawionej fakturze? Wystaw fakturę korygującą (nowy dokument, rodzaj „Faktura korygująca”) — nigdy nie próbuj poprawiać ani usuwać wystawionej faktury.
• Zaimportowane faktury z poprzedniego systemu są zablokowane i nie mogą być zaraportowane ponownie — urząd już je zna.

22. Częste pytania

• Ile kosztuje dIR? Do 12 wystawionych faktur w miesiącu kalendarzowym jest bezpłatnie (dIR FREE) — na zawsze. Bez limitu już od 19,99 zł miesięcznie (dIR Me). Więcej w §1 i §8.
• Co się stanie przy trzynastej fakturze w miesiącu? Wystawienie zostanie odrzucone z komunikatem, numer kolejny nie zostanie zużyty, a już wystawione faktury pozostaną ważne. Podnieś pakiet w Abonamencie albo poczekaj na nowy miesiąc.
• Logowanie się nie udaje? Sprawdź pisownię adresu e-mail i hasła. Jeśli nie pamiętasz hasła, na formularzu logowania wybierz Zresetuj je. Link jest ważny 30 minut i tylko raz. Po kilku nieudanych próbach poczekaj kilka minut.
• Czy dIR wysyła faktury do KSeF? Tak — po podaniu NIP-u i tokena z portalu KSeF w Ustawieniach. Zacznij od środowiska testowego. Szczegóły w §11.
• Skąd wziąć token KSeF? Z portalu KSeF, po zalogowaniu danymi firmy — procedura krok po kroku jest w §7. Token testowy i produkcyjny to dwa różne tokeny.
• Nie ma kontrahenta w selektorze na fakturze? Prawdopodobnie jest zarchiwizowany — w Kontrahentach włącz Pokaż zarchiwizowane i przywróć go.
• Jak zrobić PDF? Przycisk PDF na liście otwiera dokument; w przeglądarce wybierz Drukuj → Zapisz jako PDF.
• Gdzie są przechowywane dane? Na serwerze w Unii Europejskiej (baza PostgreSQL). Nic nie trafia do osób trzecich; płatność abonamentu odbywa się na stronie banku. Eksport jest zawsze bezpłatny (zob. §9).

23. Bezpieczeństwo i prywatność

• Wszystkie ekrany dIR mają noindex i są niedostępne bez zalogowania. Sesja jest w ciasteczku HttpOnly, hasła są haszowane, a po dziesięciu nieudanych próbach w piętnaście minut logowanie z danego adresu jest czasowo wstrzymywane.
• Role ograniczają, co komu wolno: administrator zarządza firmą, sprzedaż i zakupy zmieniają tylko swój obszar, a księgowość dokumenty, bank, ustawienia i eksporty wyłącznie odczytuje.
• Sekrety (hasła, certyfikat, dostęp do bazy) są przechowywane poza katalogiem publicznym i nie są dostępne przez internet.
• Certyfikat firmy fizycznie pozostaje na tym serwerze i nigdy go nie opuszcza; każda firma ma własny.
• Zdjęcia kontrahentów to szczególna kategoria danych osobowych (RODO): przechowywane poza katalogiem publicznym, oczyszczone z danych lokalizacyjnych, dostępne wyłącznie po zalogowaniu.
• Dane kart płatniczych nigdy nie przechodzą przez dIR — płatność abonamentu odbywa się na hostowanej stronie banku.
• Lokalizację wykonawcy Taxi Pro może otrzymać wyłącznie za jego wyraźną zgodą. dIR przechowuje ostatni punkt i czas, a nie trasę; cofnięcie zgody usuwa lokalizację. Automatyczny przydział bierze pod uwagę tylko dostępnych wykonawców z aktualną lokalizacją.
• Zrzuty ekranu z aplikacji Android są zawsze dobrowolne. Przycisk aparatu pojawia się dopiero wtedy, gdy użytkownik wyraźnie włączy go w ustawieniach aplikacji. Przy naciśnięciu przechwytywane jest wyłącznie okno dIR, ale może ono zawierać dane kontrahentów, dlatego wysyłaj zrzut tylko wtedy, gdy jest naprawdę potrzebny do zgłoszenia.